Фінанси: рахунки та оплата

Фінансовий модуль Mimiao будується навколо простої логіки: рахунок → оплата → баланс уроків → автоматичне списання. Жодних ручних перерахунків.

Рахунки

Кожен рахунок отримує унікальний номер у форматі INV-000001 — нумерація наскрізна і ніколи не повторюється. Рахунок виставляється з профілю учня → вкладка Фінанси → «Виставити рахунок».

При створенні вказуєте:

• Кількість уроків або суму (або і те, і те).
• Опис — довільний текст або шаблон (наприклад, «Оплата за червень, 8 уроків»).
• Термін оплати — опціонально.

Рахунок одразу отримує статус «Очікує оплати» і стає видимим учню та батькам у їхніх кабінетах.

Способи оплати

Оплата за посиланням

Після виставлення рахунку система генерує унікальне платіжне посилання. Надішліть його учню або батькам у будь-який зручний спосіб — за ним можна оплатити карткою через WayForPay або LiqPay без реєстрації. Після успішного платежу статус рахунку змінюється автоматично, а уроки зараховуються на баланс.

Готівка або банківський переказ

Прийняли готівку або побачили переказ на рахунок — відмітьте оплату вручну: оберіть рахунок → «Підтвердити оплату» → вкажіть спосіб і суму. Підтвердження доступне лише адміністратору та власнику — викладачі підтверджувати оплату не можуть.

Баланс уроків

Після підтвердження оплати уроки зараховуються на баланс учня. Баланс відображається в профілі учня одним числом — «залишилось X уроків».

Кожного разу, коли урок переходить у статус «Проведено», система автоматично списує один урок з балансу. Якщо баланс падає нижче двох уроків — у профілі з’являється попередження, а відповідна автоматизація може надіслати нагадування.

Боржники одним фільтром

У списку Учні є швидкий фільтр «Заборгованість» — він показує всіх, у кого є неоплачений рахунок або нульовий/від’ємний баланс. Зручно для щотижневого обходу.

Кілька ФОП для різних оплат

Якщо школа проводить оплати через кілька юридичних осіб, налаштуйте їх у Налаштування → Оплати → ФОП: додайте назву кожної та ІПН/ЄДРПОУ, позначте одну як основну. Перша додана автоматично стає основною — школі з одним ФОП взагалі нічого не потрібно налаштовувати.

Обидва способи прийому оплати прив’язуються до конкретного ФОП: шаблон банківських реквізитів (тепер зі структурованими полями «Банк» і IBAN — вільний текст реквізитів став опційним) і онлайн-мерчант (LiqPay/WayForPay).

Коли виставляється рахунок, він одразу «прикріплюється» до одного ФОП — і це рішення більше не змінюється, як і решта фінансового журналу нижче. ФОП визначається за пріоритетом: явний вибір у вікні виставлення рахунку → ФОП шаблону реквізитів → ФОП онлайн-мерчанта.

У самому рахунку клієнт бачить структуровані реквізити — назву ФОП, ІПН, банк, IBAN (або старий вільний текст, якщо структурованих даних немає).

У Аналітика → Фінанси є розділ по кожному ФОП: скільки грошей реально надійшло і скільки визнано доходом — окремо для кожної юридичної особи. Усе, що не вдалось прив’язати до жодного ФОП, потрапляє в «Не розподілено», тож підсумкові суми завжди сходяться з рештою аналітики.

Перенесення платежів з попередньої системи

Уже вели облік в іншій програмі? У Фінанси → Імпорт є майстер: він розпізнає стовпці у вашому файлі (дата, сума, платник), зіставляє платників з існуючими учнями — з позначкою впевненості збігу для кожного рядка — і показує підсумкові суми для перевірки. Нічого не потрапляє в незмінний журнал, поки ви не підтвердите фінальні цифри.

Незмінний фінансовий журнал

Усі фінансові операції зберігаються в append-only журналі — жоден запис не можна відредагувати або видалити після збереження. Це захист від «підправлень» заднім числом і обов’язкова умова чесної каси.

Якщо помилилися: не видаляйте — компенсуйте. Система дозволяє створити сторнуючий (зворотний) запис із поясненням. Обидва записи — початковий і компенсаційний — залишаться в журналі назавжди.

Цей принцип відповідає стандартній бухгалтерській логіці і дає повний аудит за будь-який період.

---

Рахунки виставлені — подивіться, як влаштовані виплати викладачам.